Οργάνωση γραφείου σε 4 βήματα


  • Αν το γραφείο σας είναι γεμάτο στοίβες με χαρτιά, μολυβοθήκες με διαλυμένη γραφική ύλη, και η αναζήτηση ενός εγγράφου ή αντικειμένου μοιάζει με κυνήγι χαμένου θησαυρού, τότε το άρθρο αυτό σας αφορά !
    Ακολουθώντας 4 βήματα, μετατρέψτε το γραφείο σας σε έναν χώρο που θα μπορείτε να εργαστείτε με ευκολία.


    Βήμα 1ο- Εκκαθάριση

    Είναι προφανές. Πετάτε ό,τι δεν χρειάζεστε ή δεν χρησιμοποιείτε. Σίγουρα στα συρτάρια, μέσα στα ντουλάπια και πάνω στο ίδιο το γραφείο σας θα βρείτε παλιά διαφημιστικά, σημειώσεις που δεν θέλετε πλέον, έγγραφα που τυπώσατε πριν χρόνια και δεν σας ενδιαφέρουν, βιβλία ή CD που δεν πρόκειται να διαβάσετε ή να ακούσετε αντίστοιχα, παλιές αποδείξεις και διάφορα άλλα... άχρηστα. Όλα αυτά ας πάνε στον κάλαθο των αχρήστων.

    Βήμα 2ο- Καταγραφή

    Πόσες φορές σας έχει τύχει να ψάχνετε ένα στυλό που να γράφει καλά και να μην βρίσκετε ή να ψάχνετε ανταλλακτικά για το συρραπτικό και να μην έχετε ; Γράψτε σε μια λίστα τις ανάγκες σας σε γραφική ύλη, χαρτικά, μικροπράγματα (στυλό, μολύβια, γόμες, ξύστρα, μπλάνκο, κόλλα, μαρκαδόροι υπογράμμισης, χάρακες, συρραπτικά, συνδετήρες, χαρτιά Α4, φάκελοι, κουτιά αποθήκευσης, post-it, ετικέτες,μπλοκ σημειώσεων, organizer). Ειδικά το τελευταίο είναι σημαντικό. Σε ένα organizer σημειώστε όλα σας τα τηλέφωνα, τις γιορτές και τα γενέθλια, και κάθε μέρα να γράφετε όλες τις δουλειές που πρέπει να κάνετε εκείνη την μέρα, αλλά και να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας τι πρέπει να γίνει σε μεσοπρόθεσμο επίπεδο.

    Βήμα 3ο - Αγορά

    Αγοράζετε ό,τι από τα παραπάνω χρήσιμα αντικείμενα έχετε ανάγκη, ώστε να μην σας λείπει -σχεδόν- τίποτα.

    Βήμα 4ο-Οργάνωση

    Τοποθετήστε τα έγγραφα σας σε κουτιά ή ντοσιέ, και βάλτε αντίστοιχες ετικέτες. Χωρίστε την γραφική ύλη σε δύο μολυβοθήκες. Στην πρώτη βάλτε τα πρωταρχικά (π.χ. στυλό) στην άλλη τα δευτερεύοντα (π.χ. μαρκαδόροι υπογράμμισης). Τα υπόλοιπα αναλώσιμα βάλτε τα σε συρτάρια ή μέσα σε ένα κουτί αποθήκευσης με τρόπο ώστε να είναι εύκαιρα σε κάθε περίπτωση. Κρατήστε χώρο για post it και σημειώσεις της στιγμής. Βεβαιωθείτε ότι ο φυσικός και τεχvητός φωτισμός είναι αρκετός. Μια καλή ιδέα, αν και αρκετά δύσκολη ως προς την υλοποίησης της , θα ήταν να καταγράψετε το περιεχόμενο κάθε ντουλαπιού, συρταριού, κουτιού, ντοσιέ, ώστε να ξέρετε ανά πάσα στιγμή που βρίσκονται τα πράγματά σας. Κρατήστε την λίστα στο organizer σας ή σε κάθε ντουλάπι-συρτάρι ξεχωριστά.

    Καλή οργάνωση !